자신만의 메뉴얼을 만드는 중요성을 알려주는 책, <무인양품은 90%가 구조다>

개인의 성장 VS 회사의 성장

요즘은 회사를 위해 열심히 살아가는 사람들은 바보 취급을 받기도 한다. 아무리 열심히 일해도 월급만으로는 부자가 되기 힘들고, 은퇴를 하게 되면 수입이 끊기게 되면서 노후가 힘들어지기 때문이다. 이 책의 저자이면서 무인양품의 CEO인 마쓰이는 그럼에도 불구하고 개인의 역량보다 회사의 구조가 중요하다고 이야기한다. 회사의 입장에서는 사실 당연한 말이다. 회사는 한 사람이 이끌어갈 수 없다. 회사에 속한 많은 직원들이 하나의 목표를 향해 함께 움직일 때 비로소 성장할 수 있다. 한 명이라도 단체보다는 개인의 성장을 중요시 여기면 회사의 성장은 흔들릴 수밖에 없다. 만약 개인이 회사 생활을 하면서 얻은 노하우와 업무 자료들을 공유하지 않고 회사를 떠난다면 회사와 남아 있는 직원들에게는 큰 손해가 되기 때문이다. 그래서 개개인의 능력에 따라 회사의 성장이 좌우되지 않는 것이 중요하다고 말한다. 그러기 위해서는 매뉴얼이 필요하다. 업무 스킬이나 노하우를 회사에 축적하는 구조가 있어야만 그 담당자가 없더라도 후임자가 곧바로 업무를 이어나갈 수 있다는 말이다.  

회사 업무를 메뉴얼화 하라

무인양품의 CEO 마쓰이는 회사의 모든 업무를 매뉴얼화 하기 시작한다. CEO로 취임할 당시 무인양품이라는 기업은 점점 거대해지면서 관료화되기 시작했다. 회사의 성장은 느려지고 잘못된 관행들이 회사에 뿌리내리기 시작했다. 회사를 위해 열심히 일하는 직원들이 줄어드는 것을 보고 마쓰이는 개인의 능력에 좌지우지 되지 않는 회사를 만들기로 결심한다. 곧바로 회사의 모든 업무를 메뉴얼화하기 시작한다. 개인의 능력에 따라 각 점포의 매출이 결정되지 않도록 점장의 권한을 줄이고 모두 메뉴얼화하였다. 처음에는 반발이 심했으나, 거센 반발에도 불구하고 꿋꿋이 밀어부쳤다. 그렇게 모든 점포가 같은 서비스를 제공하기를 바랐던 마쓰이의 목표가 이루어질 수 있었다. 능력있는 직원들의 역량이 돋보이지는 못해도 모든 직원들이 하나의 목표와 매뉴얼을 가지고 움직였다. 그렇기 때문에 회사 전체적으로 보았을 때는 훨씬 유연한 운영이 가능했다. 주기적으로 현장의 직원들의 이야기를 듣고 메뉴얼을 개정한다. 수만개가 넘는 이야기를 듣고 여러 절차들을 거치면서 메뉴얼을 개정한다. 현장 직원들이 아닌 임원들의 의견에 의해 메뉴얼이 작성된다면 실용적인 메뉴얼이 될 수 없다는 것을 마쓰이는 누구보다 잘 알고 있었다. 그렇기에 메뉴얼이 가지는 단점을 보완할 수 있었다. 메뉴얼이 가지는 단점이란 개개인의 의견을 무시하게 됨으로써 수동적인 자세를 가지게 하는 것이였다. 하지만 현장 직원들이 직접 메뉴얼 개정에 참여하고 본인의 실제 업무에 적용되는 것을 확인하면서 점점 더 적극적인 자세로 업무에 임할 수 있었다. 내가 다니는 직장에서도 당장 주어진 업무를 하기도 바빠서 업무를 배울 시간이 없다. 그러다보니 계속 실수가 생기고 업무 효율이 늘어나지 않는다. 그럴때마다 신입사원을 위한 메뉴얼이 있었으면 좋겠다는 생각을 하곤했다. 적어도 기본적인 업무를 할 수 있도록 도와주는 메뉴얼이 존재한다면 직원들이 서로 시간을 낭비하지 않을것이 분명하다. 하지만 현실적인 문제도 존재한다. 메뉴얼을 만들기 위해서는 결국 초기 시간 투자가 필요하다. 하지만 이미 업무에 익숙해진 직원들에게 따로 시간을 할애해서 메뉴얼을 만들라고 하기는 쉽지 않을 것이다. 그렇게 악순환이 반복되는 것이라고 생각했다. 

나의 삶을 매뉴얼화하라

회사의 관점에서 전체적인 매뉴얼을 만들기에 한계가 있다면 우선 내가 맡은 업무라도 매뉴얼화를 해두는게 좋다. 나의 업무 효율도 증가시킬 수 있기 때문이다. 이때 만든 메뉴얼을 점차 발전시켜 나간다면 나중에는 후임자들이 업무를 보다 편하게 배울 수 있을 것이다. 업무에서 뿐만 아니라 일상생활에서 반복되는 일들을 메뉴얼화 하는 것도 좋다. 우리의 하루는 선택의 연속이다. 세상에는 고민해야 할 것들이 너무 많다. 고민을 할 시간을 줄이고 효율적인 선택을 하기 위해서는 기본적인 것들을 메뉴얼화 할 필요가 있다. 그러면 쓸데없이 버리는 시간을 단축하고 양질의 고민을 하는데 더 많은 시간을 할애할 수 있기 때문이다. 개인적으로 나는 메뉴얼화 하는 것을 좋아한다. 업무도 마찬가지이고 일상생활에서도 그렇다. 하고싶은 것도 많고 배우고 싶은 것도 많은 사람이기 때문에 메뉴얼화를 해두지 않으면 시간이 부족하다. 그리고 깔끔하게 메뉴얼화를 해두지 않으면 머릿속에서 엉키기도 쉽다. 각각의 항목별로 기본적으로 지켜야 할 사항들을 작성해둔다. 물론 그대로 따라 하지는 않는다. 전체적인 틀만 작성해두고 그때그때 상황에 맞춰 유연하게 적용한다. 이 책을 읽고 나서 매뉴얼화의 중요성을 다시 깨달았다. 머릿속으로만 생각해왔던 일들을 다시 한번 종이에 적어보며 정리할 시간을 가져야겠다는 생각이 든다.